数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份.
对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的安全。电子文件需要依靠计算机、数据库的支持，同时需要有完善的备份、维护和数据恢复机制。只有数据安全稳定，电子文件才能得以正常利用。面对网络化“无纸化办公”给档案管理带来的新挑战，档案管理部门领导要从思想上高度重视，行动上积极支持，经费上大力投资。
【河南缮文档案管理】有限公司的服务对象为各行政机关、事业单位、国企、医院、学校、科研院所、协会团体、企业等，服务内容包括：档案综合管理、达标升级、档案库房建设咨询以及各类档案
办公自动化已经是无纸化办公，与以往的纸质文件归档既有相同的地方，又有不同之处。相同的地方是归档流程相同，但智慧档案的介质有所变化，转变成电子文件，与纸质介质不同。
档案管理人员怎样参与归档工作呢？还需要由档案管理部门起决定作用，档案管理部门档案种类繁多，办公自动化产生的文件只是档案部门文书档案整理归档来源中的一小部分。档案部门如果已经实现档案信息化，
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智慧档案工作按照程序进行，可以获得事半功倍的效果。整理工作的开展，须在本单位编制了科学的、切合本单位实际的“档案分类大纲及编号方案”的前提下方可进行。因此，在智慧档案工作开始之前，必须完成本单位的"档案分类大纲及编号方案”。整理工作的一般步骤如下。
编制“档案分类大纲及编号方案”
方案中明确本单位档案的类别，包括大类(一级类目)、属类(二、三级类目)及其相互之间的关系，绘出“档案分类大纲”图表。同时，大纲中应包含了本单位所有档案的类别，包括文书档案、科技档案的基本类别及会计档案等各类档案。
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